Incepand cu 1 ianuarie 2024, societatile vor avea obligatia sa transmita facturile emise in sistemul national RO e-Factura, facturarea electronica fiind obligatorie pentru toate tranzactiile efectuate intre persoanele impozabile stabilite pe teritoriul Romaniei.
In prima etapa de implementare, in perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, operatorii economici – persoane impozabile stabilite in Romania, indiferent daca sunt sau nu inregistrate in scopuri de TVA si operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania, au obligatia sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B si in relatia cu institutiile publice, altele decat cele efectuate in relatia B2G, pentru care exista deja obligatia utilizarii Ro eFactura.
Urmatoarele operatiuni sunt exceptate de la obligatia utilizarii sistemului RO e-Factura:
– livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre furnizor sau de alta persoana in contul sau;
– livrarile de bunuri expediate sau transportate in afara Uniunii Europene de catre cumparatorul care nu este stabilit in Romania sau de alta persoana in contul sau, cu exceptia bunurilor transportate de cumparatorul insusi si care sunt folosite la echiparea ori alimentarea ambarcatiunilor si a avioanelor de agrement sau a oricarui altui mijloc de transport de uz privat;
– livrarile intracomunitare de bunuri.
TERMENUL LIMITA
Termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura va fi 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data limita prevazuta pentru emiterea facturii.
AMENZI
Nerespectarea prevederilor constituie contraventie si se va sanctiona cu amenda, cu mentiunea ca in perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024 nu se vor aplica sanctiuni.
– de la 5.000 lei la 10.000 lei – pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari;
– de la 2.500 lei la 5.000 lei – pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii;
– 1.000 lei la 2.500 lei – pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
In a doua etapa de implementare, incepand cu 1 iulie 2024, emitentii facturilor electronice vor avea obligatia de transmitere a acestora catre destinatari utilizand sistemul RO e-Factura.
Din 1 iulie 2024, pentru operatiunile realizate intre persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2), sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021.
Totodata, primirea si inregistrarea de catre destinatari (persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal), a unei facturi emise de operatori economici stabiliti in Romania, in relatia B2B, fara a fi transmisa prin sistemul RO e-Factura, constituie contraventie si se sanctioneaza cu o amenda egala cu cuantumul TVA inscris in factura.
MODALITATEA DE UTILIZARE SI ACCESARE A SISTEMULUI RO e-FACTURA
Factura electronica este un fisier electronic, in format XML, pe baza standardului european. Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor.
Pentru utilizarea si accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul Privat Virtual (SPV). Pentru inregistrarea in SPV operatorii economici pot accesa informatiile disponibile pe site-ul ANAF.
Emiterea/transmiterea unei facturi in format XML se poate realiza prin doua metode:
Servicii web – utilizarea unei aplicatii proprii, prin interconectarea cu sistemul RO eFactura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface);
Incarcare web – utilizarea aplicatiei puse la dispozitie in mod gratuit de catre Ministerul Finantelor.
Astfel, in cazul in care nu dispuneti de o aplicatie proprie pentru generarea facturii electronice, puteti utiliza aplicatia gratuita pentru completarea datelor de facturare si transmiterea facturii electronice.
*Mai multe informatii despre utilizarea aplicatiei si modalitatea de utilizare a sistemului RO e-factura gasiti in ghidul ANAF e-Factura, cat si in Manualul de utilizare a aplicaţiei RO e-Factura, disponibil pe site-ul ANAF.
INTREBARI FRECVENTE
Pot trimite un fisier PDF ca factura electronica?
Nu. Conform legislatiei, factura electronica este factura care a fost emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronica si automata. Un fisier PDF nu este o factura electronica conform acestor cerinte.
Pot trimite fisiere diferite de tipul xml prin intermediul sistemului RO e-Factura?
Nu. In conformitate cu standardul national SR CEN/TS 16931-2, sintaxa de baza pentru factura electronica ste XML1.0.
Trebuie sa folosesc un program special pentru a crea factura electronica?
Nu este necesar un program special, poate fi utilizata aplicatia pusa la dispozitie de statul roman. Insa, exista si optiunea de a utiliza un sistem (ERP) sau un furnizor de servicii.
Cine se ocupa de emiterea facturilor electronice? A cui este responsabilitatea?
Conform Legii 31/1990 actualizate, administratorul societatii raspunde de desfasurarea activitatii economice a societatii. Acesta poate presta activitatile inregistrate in obiectul de activitate si poate emite facturi pentru acestea. Doar in cazul angajatilor, administratorul, prin fisa postului sau delegatie, imputerniceste personalul sa efectueze anumite activitati, printre care si operarea unei facturi, insa raspunderea in fata tertilor revine administratorului.
Administratorii pot face toate operatiunile solicitate pentru aducerea la indeplinire a obiectului de activitate al societatii, in afara de restrictiile expres mentionate in actul constitutiv.
In cazul in care contabilitatea este externalizata catre o societate de contabilitate sau persoana fizica autorizata, membra CECCAR, aceasta nu are obligativitatea de a transmite prin SPV factura elecronica, obligativitatea fiind a beneficiarului ce contracteaza serviciul.
De ce trebuie achizitionata semnatura electronica proprie?
Semnatura electronica este necesara pentru logarea pe site-ul Ministerului de Finante in vederea transmiterii facturilor in format xml (sectiunea Factura Elecronica – > Trimitere Factura).
Articol oferit de CV Expert Contabil